event organizer

Event Organizer

Event Organizer

Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang  yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung.
Tahapan Menyelenggarakan Event
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:
1.    Konsep yang menarik dan kreatif
2.    Proses tahapan pembuatan event
3.    Eksekusi event yang significant
Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.
“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat,”

Proses Tahapan Pembuatan Event
1.    Mencari konsep yang kreatif.
2.    Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
3.    Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4.    Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
5.    Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal.
6.    Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7.    Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
8.    Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9.    Melakukan kontrak kepada semua pihak
10.    Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
11.    Jika diperlukan melakukan konferensi pers
12.    Melakukan publikasi
13.    Merekruit sesuai dengan kebutuhan
14.    Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
Penyelenggara acara (Inggris:Event organizer) adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski bisa dialihbahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya disebut EO Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
Eksekusi Event Yang Significant
1.    Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll..
2.    Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll.
3.    Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4.    Tepat waktu.
5.    Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6.    Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
7.    Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
8.    Hasil acara diliput di media cetak / elektronik.
Jenis-jenis EO
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:
•    One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
•    MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
•    Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
•    Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
•    Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
•    Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.
•    Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.
Kalo memang tertarik untuk menampilkan kreativitas, sekarang saatnya belajar untuk me-manage diri sendiri dan orang lain. Yang berjiwa pemipin mungkin bisa ditunjuk sebagai ketua panitia. Yang jago ngomong dan ngerayu bisa di jadiin humas atau marketing yang fungsinya mencari sponsor dan mempromosikan acara. Yang jago ngedesign bisa dijadiian tim kreatif buat proposal dan media promosi. Terus tinggal cari yang gaul dan lincah buat dikasih tanggung jawab saat acara berlangsung. Terpenting di sini adalah kerjasama yang solid
Kecerdasan atau kesanggupan seseorang itu terbagi:
1% adalah inspirasi, dan 99% adalah cucuran keringat atau usaha keras.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s